Rechnung stornieren und korrigieren

Die wichtigste Regel: Eine verschickte Rechnung wird nie gelöscht

Sobald eine Rechnung das Haus verlassen hat, ist sie Teil Ihrer Buchführung. Sie darf nicht gelöscht, überschrieben oder durch eine „neue Fassung“ mit derselben Nummer ersetzt werden. Die Nummerierung muss lückenlos und nachvollziehbar bleiben — eine verschwundene Nummer ist bei einer Prüfung genau die Art von Lücke, die Fragen aufwirft.

Korrigiert wird deshalb immer durch ein zusätzliches Dokument, das sich auf die ursprüngliche Rechnung bezieht. Die alte Rechnung bleibt bestehen; das neue Dokument hebt sie auf oder berichtigt sie.

Noch nicht verschickt? Dann einfach neu machen

Liegt die fehlerhafte Rechnung nur auf Ihrer Festplatte und hat sie weder Kunde noch Steuerberatung gesehen, brauchen Sie keine Stornorechnung. Solange nichts verbucht und nichts versendet wurde, ersetzen Sie den Entwurf einfach. Der ganze Aufwand unten beginnt erst mit dem Verschicken.

Stornorechnung oder Rechnungskorrektur?

Die Frage entscheidet sich daran, wie viel falsch ist:

In der Praxis ist die Stornorechnung der sichere Weg, wenn Sie unsicher sind: komplett aufheben, neu stellen. Das ist für alle Beteiligten am leichtesten nachzuvollziehen.

Warum „Gutschrift“ der teure Fehler ist

Viele nennen ihre Korrektur „Gutschrift“. Umgangssprachlich ist das verständlich — umsatzsteuerlich meint das Wort aber etwas ganz anderes. Eine Gutschrift im Sinne des § 14 Abs. 2 UStG ist eine Abrechnung, die der Leistungsempfängerausstellt: Der Kunde rechnet ab, nicht der Lieferant. Das ist ein eigenes Verfahren, kein Korrekturbeleg.

Wer seine Korrektur so überschreibt, kann damit ungewollt eine Abrechnung erklären, die eine zusätzliche Steuerschuld auslöst — der unrichtige oder unberechtigte Steuerausweis nach § 14c UStG. Die Finanzverwaltung hat hier zwar entschärft: Geht aus dem Beleg eindeutig hervor, welche Rechnung über welche Leistung storniert oder berichtigt wird, liegt allein wegen der Überschrift kein unberechtigter Steuerausweis vor.

Verlassen sollte man sich darauf trotzdem nicht. Nennen Sie das Dokument „Stornorechnung“ oder „Rechnungskorrektur“ — dann stellt sich die Frage gar nicht erst.

Was auf eine Stornorechnung gehört

Eine Stornorechnung ist selbst eine Rechnung. Es gelten deshalb dieselben Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG wie sonst auch (siehe Pflichtangaben auf der Rechnung), und dazu kommen zwei Besonderheiten:

• Eine eigene, fortlaufende Nummer. Die Stornorechnung übernimmt nicht die Nummer der alten Rechnung — sie bekommt die nächste freie aus Ihrem Nummernkreis.
• Ein eindeutiger Bezug zur ursprünglichen Rechnung, mit Nummer und Datum. Ohne ihn ist nicht erkennbar, was aufgehoben wird, und die Korrektur wirkt nicht.
• Die Beträge mit umgekehrtem Vorzeichen. Die Stornorechnung spiegelt die ursprüngliche Rechnung: Was dort mit 1.000 € stand, steht hier mit −1.000 €. Auch die Umsatzsteuer wird entsprechend zurückgedreht.

Der Fall, der wirklich Geld kostet: zu viel Umsatzsteuer ausgewiesen

Wenn Sie auf einer Rechnung mehr Umsatzsteuer ausweisen, als für den Umsatz geschuldet wird — etwa 19 % statt 7 %, oder Steuer bei einer steuerfreien Leistung —, dann schulden Sie dem Finanzamt den ausgewiesenen Betrag. Nicht den richtigen: den ausgewiesenen. So steht es in § 14c Abs. 1 UStG, und es gilt unabhängig davon, ob der Kunde bezahlt hat.

Besonders bitter trifft es Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Wer keine Umsatzsteuer ausweisen darf und es doch tut, schuldet sie ebenfalls (§ 14c Abs. 2 UStG). Ein versehentlich eingetragener Steuersatz kostet damit bares Geld — solange die Rechnung nicht berichtigt ist.

Die Berichtigung ist der Ausweg, und deshalb sollte sie nicht liegen bleiben. Wie und ab wann sie wirkt, hängt vom Einzelfall ab — das ist der Punkt, an dem sich die Rückfrage bei der Steuerberatung wirklich lohnt.

Drei Fälle aus der Praxis

1. Falscher Empfänger. Die Rechnung ging an die falsche Firma. Stornorechnung an denselben Empfänger, dann neue Rechnung an den richtigen. Der falsche Empfänger braucht den Storno, damit er den Vorsteuerabzug nicht auf einer Rechnung stützt, die ihn nichts angeht.
2. Zu wenig berechnet. Hier braucht es keinen Storno: Sie stellen eine zweite Rechnung über die Differenz, mit Hinweis auf die erste. Die ursprüngliche Rechnung bleibt richtig, sie war nur unvollständig.
3. Kleinunternehmer mit Umsatzsteuer. Der teuerste Fall, siehe oben. Stornorechnung, dann eine neue Rechnung ohne Steuerausweis und mit dem Hinweis nach § 19 UStG (siehe Rechnung als Kleinunternehmer).

Schritt für Schritt im Generator

1. Unter Rechnungsdaten die Art des Dokuments auf Stornorechnung stellen. Der Kopf des PDFs heißt dann nicht mehr „Rechnung“.
2. Im Feld Bezug die ursprüngliche Rechnung eintragen, mit Nummer und Datum. Der Bezug erscheint im Informationsblock des PDFs.
3. Die nächste freie Rechnungsnummer vergeben — der Generator schlägt sie vor.
4. Die Positionen der alten Rechnung übernehmen und die Einzelpreise mit Minus eintragen. Steuersätze bleiben wie gehabt, damit die Umsatzsteuer sauber zurückgedreht wird.
5. Herunterladen und dem Kunden schicken. Danach bei Bedarf die neue, richtige Rechnung.

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Allgemeine Information, keine Steuerberatung. Ob in Ihrem Fall storniert oder berichtigt werden muss und wann eine Berichtigung steuerlich wirkt, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt.