Pflichtangaben einer Rechnung nach § 14 UStG

Die zehn Pflichtangaben

1. Name und Anschrift des leistenden Unternehmers. Ihr vollständiger Name beziehungsweise die vollständige Firmenbezeichnung und Ihre Anschrift. Eine Abkürzung genügt nicht, wenn sie eine eindeutige Identifizierung verhindert.
2. Name und Anschrift des Leistungsempfängers. Dieselben Angaben für Ihren Kunden. Bei Rechnungen bis 250 € brutto entfällt diese Pflicht (Kleinbetragsrechnung).
3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine der beiden Nummern muss auf der Rechnung stehen — nicht zwingend beide. Bei innergemeinschaftlichen Leistungen ist die USt-IdNr. erforderlich.
4. Ausstellungsdatum. Das Datum, an dem die Rechnung erstellt wurde. Es kann vom Leistungsdatum abweichen.
5. Fortlaufende Rechnungsnummer. Einmalig vergeben und lückenlos fortlaufend. Mehrere Nummernkreise sind zulässig, solange innerhalb jedes Kreises keine Nummer doppelt vorkommt oder fehlt.
6. Menge und Art der Leistung. Die Leistung muss so beschrieben sein, dass sie eindeutig identifizierbar ist. „Beratung“ reicht nicht — „Beratung Website-Relaunch, 6,5 Stunden“ schon.
7. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung. Der am häufigsten vergessene Punkt. Er ist auch dann anzugeben, wenn er mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Zulässig ist die Angabe des Kalendermonats.
8. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt. Kommen 19 % und 7 % in einer Rechnung vor, muss das Netto für jeden Satz getrennt ausgewiesen werden. Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts sind anzugeben.
9. Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung. Entweder der Steuerbetrag in Euro und der angewandte Satz — oder, bei steuerfreien Leistungen, ein Hinweis auf den Grund der Befreiung.
10. Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht. Nur bei Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück: Der Empfänger muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahren, und darauf ist hinzuweisen.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 €, gelten nach § 33 UStDV vereinfachte Regeln. Dann genügen:

• Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
• Ausstellungsdatum
• Menge und Art der Leistung
• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
• der anzuwendende Steuersatz oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung

Anschrift des Empfängers und eine fortlaufende Rechnungsnummer sind hier nicht erforderlich. Wer sie trotzdem angibt, macht nichts falsch.

Reverse Charge bei EU-Geschäftskunden

Erbringen Sie eine Leistung an ein Unternehmen in einem anderen EU-Mitgliedstaat, geht die Steuerschuld auf den Empfänger über. Dann gilt:

• kein Ausweis deutscher Umsatzsteuer
• Ihre USt-IdNr. und die USt-IdNr. des Empfängers gehören auf die Rechnung
• der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ ist zwingend

Prüfen Sie die USt-IdNr. Ihres Kunden vor dem Rechnungsversand über das Bestätigungsverfahren des Bundeszentralamts für Steuern. Ist sie ungültig, schulden Sie die Steuer selbst.

Aufbewahrung

Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Das gilt auch für Rechnungen, die Sie digital erstellt und versendet haben — bewahren Sie das PDF auf, nicht nur den Ausdruck.

Was passiert bei einer fehlerhaften Rechnung?

Eine unvollständige Rechnung ist nicht ungültig, aber sie berechtigt den Empfänger nicht zum Vorsteuerabzug. Sie können sie berichtigen: Dabei wird die ursprüngliche Rechnung nicht gelöscht, sondern durch ein Korrekturdokument mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer ergänzt. Eine bereits vergebene Rechnungsnummer darf nicht erneut verwendet werden.

Zum Rechnungsgenerator — die Pflichtangaben werden dort während der Eingabe geprüft.

Dieser Text gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuerberatung. Bei Zweifeln zu Ihrem konkreten Fall fragen Sie Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater.