E-Rechnungspflicht: Wer muss ab wann?

Die kurze Antwort

Empfangen müssen alle — und zwar längst

Das ist der Teil, der am häufigsten übersehen wird: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Auch Kleinunternehmer. Auch Freiberufler. Auch wer selbst nie eine E-Rechnung ausstellen wird.

Praktisch heißt das wenig: Es genügt ein E-Mail-Postfach, in dem die Rechnung ankommen kann. Ein besonderes Programm ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Wer allerdings eine XRechnung bekommt, sieht erst einmal nur eine XML-Datei — dazu weiter unten mehr.

Ausstellen: die Fristen

Bis zum 31.12.2026 darf weiterhin jeder eine „sonstige Rechnung“ ausstellen, also Papier oder PDF. Danach wird gestaffelt:

• Ab 01.01.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz im Vorjahr müssen E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 01.01.2028: Die Pflicht gilt für alle übrigen regelbesteuerten Unternehmen.

Maßgeblich ist dabei immer der Umsatz des vorangegangenen Kalenderjahres.

Kleinunternehmer sind dauerhaft befreit

Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde in § 34a UStDV festgelegt: Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Das ist keine Übergangsfrist, die 2028 ausläuft, sondern eine dauerhafte Ausnahme.

Wenn Sie also die Kleinunternehmerregelung nutzen, dürfen Sie Ihre Rechnungen weiterhin als PDF verschicken oder ausdrucken — heute, 2028 und darüber hinaus. Wie das geht, steht unter Rechnung als Kleinunternehmer schreiben.

Zwei Einschränkungen bleiben: Sie müssen E-Rechnungen trotzdem empfangenkönnen, und die Befreiung gilt nur, solange Sie tatsächlich Kleinunternehmer sind. Überschreiten Sie die Umsatzgrenze, greift ab dem Folgejahr die Regelbesteuerung — und damit irgendwann auch die Ausstellungspflicht.

Was eine E-Rechnung überhaupt ist

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei per E-Mail. Das ist der häufigste Irrtum. Gemeint ist ein strukturierter Datensatz, den Software ohne Abtippen einlesen kann. Er muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. In Deutschland sind vor allem zwei Formate gebräuchlich:

• XRechnung — reines XML. Für Menschen kaum lesbar, für Maschinen ideal. Im öffentlichen Auftragswesen der Standard.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer den Profilen MINIMUM und BASIC-WL) — ein gewöhnliches PDF, in das der XML-Datensatz eingebettet ist. Der Empfänger sieht eine normale Rechnung, seine Software liest die Daten maschinell aus.

ZUGFeRD ist deshalb in der Praxis oft der bequemere Weg: Ein Mensch kann die Rechnung ansehen wie immer, eine Buchhaltungssoftware kann sie trotzdem automatisch verarbeiten.

Ausnahmen, die viele betreffen

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden (§ 33 UStDV).
• Rechnungen an Privatpersonen fallen nicht unter die Pflicht. Sie gilt nur zwischen inländischen Unternehmen.
• Fahrausweise sind ebenfalls ausgenommen.

Was das für Sie hier bedeutet

Dieser Generator erzeugt PDF-Rechnungen, also „sonstige Rechnungen“ im Sinne des Gesetzes. Damit sind Sie richtig bedient, wenn Sie

• Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind — dauerhaft,
• an Privatkunden fakturieren,
• Beträge bis 250 € brutto abrechnen,
• oder regelbesteuert sind und die Übergangsfrist noch läuft.

Wenn Sie regelbesteuert sind und im B2B-Geschäft ab 2027 beziehungsweise 2028 E-Rechnungen ausstellen müssen, brauchen Sie ein Programm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt. Diese Funktion hat der Generator nicht.

Jetzt Rechnung erstellen — kostenlos, ohne Anmeldung, mit Prüfung der Pflichtangaben nach § 14 UStG.

Allgemeine Information zum Stand August 2026, keine Steuerberatung. Fristen und Grenzwerte können sich ändern. Ob und ab wann die Pflicht Sie trifft, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung oder dem Finanzamt.